Kuinka saada asioita aikaiseksi? 9 keinoa, joilla lopettaa viivyttely ja tarttua toimeen
Joskus aloittaminen tuntuu ylivoimaiselta. Kaikki tuskailevat joskus viivyttelyn ja ajanhallinnan haasteiden kanssa.
Onneksi on olemassa tehokkaita keinoja, joilla voi parantaa tuottavuutta ja tarttua toimeen.
Kokosimme yhdeksän ajanhallintamenetelmää, joilla saat asioita aikaiseksi.
Kahden minuutin sääntö
Jos jonkin asian tekemiseen menee alle kaksi minuuttia, tee se heti.
Viiden sekunnin sääntö
Kirjailija Mel Robbinsin tunnetuksi tekemä tapa auttaa tarttumaan toimeen. Laske viidestä alaspäin ja pakota itsesi aloittamaan. Tämän keinon avulla saat itsesi huijattua liikkeelle ja voittamaan vastustuksen.
1-3-5-sääntö
1-3-5-sääntö auttaa priorisoimaan ja jäsentämään päivääsi. Pilko päivän kulku ja jaa se yhdeksään tehtävään. Luvassa on siis 1 iso tehtävä, 3 keskikokoista hommaa ja 5 pikkujuttua, jotka tehtyäsi päivä on pulkassa.
Pomodoro-tekniikka
- Aseta hälytys 25 minuutin päähän ja keskity käsillä olevaan tehtävään täysillä.
- Kun hälytys soi, pidä viiden minuutin tauko. (Älä selaa puhelinta, vaan anna aivojesi levätä.)
- Toista kaavaa neljä kertaa, jonka jälkeen pidä 20-30 minuutin tauko.
Syö sammakko
”Syö elävä sammakko heti aamulla, niin mitään pahempaa ei tapahdu loppupäivänä”, kirjailija Mark Twainin tiedetään sanoneen. Päivän vaikeimpaan tehtävään kannattaa tarttua siis heti ensimmäiseksi aamulla. Sen jälkeen kaikki muu on helpompaa.
Älä-tee-lista
Moni nojaa päivän suunnittelussa to-do- eli tehtävälistaan. Joskus on kuitenkin hyvä miettiä, mitä ei kannata tehdä päivän aikana. Tunnista siis asiat, joista ei ole mitään hyötyä, mutta joita ajaudut usein tekemään. Käänteinen tehtävälista auttaa siis keskittymään olennaiseen.
Lopeta multitaskaus
Keskity yhteen asiaan kerrallaan. Jos keskeytät esimerkiksi kirjoitustyön, joka kerta kun puhelin värähtää tai sähköpostiohjelma ilmoittaa uudesta viestistä, suorituskykysi heikkenee. Poista häiriötekijät ja varaa aikaa asioiden hoitamiseen järjestyksessä.
Eisenhowerin matriisi
Eisenhowerin matriisin avulla voit jaotella tehtävät neljään kategoriaan:
1) Tärkeät ja kiireelliset: Toimi heti ja tee nämä ensin.
2) Tärkeät ja ei-kiireelliset: Aikatauluta kalenteriin.
3) Kiireelliset ja ei-tärkeät: Delegoi, ulkoista tai hoida nopeasti pois alta.
4) Ei-tärkeät ja ei-kiireelliset: Tämän tyyppisiä työtehtäviä tulisi välttää tai pitää ne minimissään.
Ennakoi & kalenteroi
Harva asia tulee täytenä yllätyksenä. Lisäämällä kaikki tulevat tehtävät kalenteriin hallitset kaaosta. Suunnittele seuraava päivä päivän viimeisenä tehtävänä ja seuraava viikko perjantaina.
Käytä apuna esimerkiksi 1-3-5-sääntöä ja kalenteroi kaikille tehtäville riittävästi aikaa. Jos et saa jotain tehtyä, siirrä kalenterimerkintä jollekin toiselle päivälle. Samalla näet konkreettisesti, mitä olet saanut aikaiseksi.
Lue myös: Iskivätkö muutosneuvottelut? Asiantuntijat kertovat, kuinka selvitä ahdistuksesta
Lue myös: Yhä useampi uupuu työssään – nämä oireet tulevat usein yllätyksenä
Lue myös: Oletko aamuvirkku vai yökyöpeli? Vaikuttaa palkkaan, kertoo suomalaistutkimus
Lue myös: ”Työ saa minusta parhaan version, kotiväki sen, mitä on jäljellä” – uraäidit kertovat karusta todellisuudesta
Lue myös: Oletko kokeillut helpointa tapaa parantaa työhyvinvointia? ”Suosittelen sitä kaikille”, sanoo asiantuntija