Muutosjohtaminen 26.10.2012 13:44
Ulkoistus on aluksi hyllyvä suo
Eeva-Riitta Seies, Fakta

”Ulkoistuksen alussa tason pudotus on väistämätön. En ole nähnyt yhtään tilannetta, jossa palvelutaso ei tipahtaisi”, sanoo Martti, ison yrityksen johtaja, joka esiintyy tässä jutussa keksityllä etunimellä, ”varovaisuussyistä”. Hän on ollut mukana useissa ulkoistuksissa, ja parhaillaankin hän miettii pienimuotoista ulkoistuskohdetta.

Martti kertoo esimerkin: Yritys ulkoisti puhelinkeskuksensa, jonka palvelutaso oli kehno. Kahdessa kuukaudessa huonot luvut romahtivat puoleen entisestä, neljässä kuukaudessa oltiin takaisin lähtötasolla. Alta puolen vuoden oli saavutettu ulkoistuksen laatutavoite.

 

Ymmärrä ja hyväksy alun vaikeus

 

Ulkoistettaessa pudotaan Martin mukaan hyllyvälle suolle – ja ulkoistuksessa voi onnistua vain sellainen, joka on ymmärtänyt, että niin voi käydä.

”Ulkoistaminen on johtamistehtävä, joka pitää nöyrästi opetella”, määrittelee Accountor Groupin toimitusjohtaja Asko Schrey. Suomessa Pretax-nimellä toimiva Accountor on taloushallinnon ulkoistuspalvelujen tuottaja.

Schreyn mukaan toiminta ulkoistuskumppanin kanssa pakottaa oman organisaation toimimaan aiempaa kurinalaisemmin. On iso kulttuurimuutos, että ihmisten pitää alkaa kysyä omalta esimieheltä palkkanauhan epäselvyyksistä, jos he ovat tottuneet soittamaan palkkakonttoriin.

”Muutaman tuhannen ihmisen organisaatiossa tulee helposti sata kyselyä kuukaudessa ja siitä 40 tunnin lisälasku. Ja asiakas on onneton. Aiemmin ne kyselyt ovat hukkuneet palkkakonttorin yleisiin kustannuksiin.”

Kulttuurin muutosta on sekin, miten ostolaskut pitää hyväksyä tai milloin pitää olla välitilinpäätöksessä tarvittavat tiedot. Molempien osapuolten pitää sitoutua uusiin aikatauluihin.

 

Tiedä miksi ulkoistat

 

Ulkoistajalla pitäisi olla hyvä käsitys mitä hän hakee: tehokkuutta, joustavuutta, osaamista vai jotakin muuta.

”Ensimmäiseksi on mietittävä, miksi ulkoistetaan”, sanoo Barona Solutionsin toimitusjohtaja Lassi Määttä. Halutaanko suoria kustannussäästöjä vai toiminnallisia muutoksia, joiden seurauksena kustannuksissa säästetään ja laatu paranee? Tai epäsuoria vaikutuksia, kuten parempaa läpinäkyvyyttä tai mitattavuutta?

”Kukaan ei tiedä, paljonko 0,5 tai 0,7 hoitajaa vanhusta kohti maksaa. Ulkoistamalla se saadaan näkyväksi.”

Entä strategiset syyt? Mikä on ydinosaamista?

Määtän mukaan on tärkeätä kysyä myös, miten ulkoistus näkyy loppuasiakkaalle.

”Asiakkaamme eli ulkoistaja vastaa palvelusta. Vastuu ei häviä minnekään, vaikka palvelu on ulkoistettu.”

Jos käy niin, että ulkoistaja hakee osaamista, ja ulkoistuskumppani tarjoaakin halpaa vaihtoehtoa, koko ulkoistus voi mennä metsään. Ulkoistus on silloinkin haastava, jos sen tavoitteena on nopea muutos.

Ongelmia ei kannata ulkoistaa -sanonta taas on joskus totta, joskus ei.

”Erityisesti jos ei tiedä, millainen ongelma on, ulkoistus on vaarallista. Silloin on hyvä tilata ensin selvitys konsultilta tai ulkoistuskumppanilta”, sanoo Empowerin johtaja Antti Ruokonen.

”Ulkoistaa voi, jos tietää tarkkaan, että ongelmana on esimerkiksi se ettei oma kunnossapito-osaaminen kehity riittävästi”, Ruokonen sanoo.

Martti puolestaan kyseenalaistaa kokonaan ajatuksen, jonka mukaan ei kannata ulkoistaa ongelmia. ”Miksi ulkoistaisin jotakin joka on jo kunnossa? Eihän sitä kukaan pystyisi tekemään paremmin.”

Ennen ulkoistusta on tehtävä analyysi ulkoistuksen kohteesta. Lassi Määtän mukaan on myös hyvä tehdä oma mittaus työn tehokkuudesta lähtötilanteessa, koska sen avulla voi ohjata ulkoistuskumppanin toimintaa.

 

 

Ulkoistaja, kysy ainakin nämä kysymykset:

  • Ovatko tavoitteet realistisia?
  • Onko sinulla ja kumppanillasi sama käsitys palvelun laajuudesta ja rakenteesta?
  • Ostitko avaimet käteen -palvelun vai päätätkö kaikista lisätilauksista?
  • Tiedätkö, milloin tulee lisälaskuja?
  • Miten kumppani kehittää palvelua?
  • Onko riskien jako määritelty?
  • Tiedätkö, mitä teet sitten kun et enää osta tätä palvelua?

 

Lähde: Fakta

Ansioluettelo 7.10.2011 14:35
Esiintymistaito 10.10.2011 14:03
Työmotivaatio 26.8.2011 12:03
Yhteisöpalvelut 22.12.2010 13:21
Työntekijät 7.1.2011 8:00
Jaksaminen 7.12.2010 15:47
Työhaastattelu 8.12.2010 9:58
Takaisin työelämään 15.11.2010 7:19
Soveltuvuusarviointi 9.11.2010 17:35
Johtajuus 15.11.2010 8:39
Työelämä 4.10.2010 16:41
Kokoukset 30.11.2010 10:11
Johtaminen 4.10.2010 17:31
Valiojoukot 15.11.2010 9:34
Talent Management 15.11.2010 9:45