Kehittäminen 26.2.2013 13:22
Pomo, varo kunnianhimoisia alaisia
Talouselämä

”Jokaisen erikoisasiantuntijan mielestä juuri hänen tonttinsa on se kaikkein tärkein koko organisaatiossa, ja sen hän haluaa myös osoittaa. Tämä on ongelmien alku ja johtaa valtavaan määrään turhaa työtä”, varoittaa ruotsalainen filosofian tohtori ja projektijohtaja Peter Rönnlund.

 

Jotta taloon saadaan innostunut ja aikaansaava ihminen, käydään läpi kallis rekrytointiprosessi. Mutta sen jälkeen tapahtuu jotakin mielenkiintoista: tulokas ei käytä läheskään koko kapasiteettiaan tavoitteidensa toteuttamiseksi.

Ensinnäkin hänelle annetaan koko joukko muita tehtäviä kuin ne, joita varten hänet on palkattu. Suuri osa tuota muuta on hallintoa, kuten raportointia.

Paljon aikaa kuluu myös siihen, että on aina oltava tavoitettavissa, on vastattava nopeasti puhelimeen ja sähköposteihin. Vaikka ihminen vaikuttaa tehokkaalta ollessaan koko ajan kiireinen, touhuaminen vie valtavasti energiaa, stressaa ja on useimmiten tuottamatonta työtä.

Lisäksi vielä kunnianhimoiset alaiset tekevät vapaaehtoisesti asioita, joita ei tarvitsisi lainkaan tehdä.

”Kunnianhimoiset ja luovat ihmiset kehittävät koko ajan asioita, on se järkevää tai ei. Suuren osan ajasta he tekevät aivan muita tehtäviä kuin mitä varten heidät on palkattu ja niitäkin valtavalla intensiteetillä”, Peter Rönnlund väittää.

Lisää, lisää ja lisää

Oli kyseessä mikä tahansa hanke, on tapana ensin tehdä analyysi ja sen jälkeen parannusehdotus. Lisää suunnittelua ja lisää työtä. Kehittämishankkeita ei edes kyseenalaisteta.

  

Vanhat tehtävät eivät häviä, vaikka uusia tulee tilalle jatkuvalla syötöllä. Työt vain lisääntyvät ja lisääntyvät. Ihmisten on vaikea ehtiä perässä. On BSC, CMM, MBO, TQM, CRM ja lukuisa joukko muita systeemejä. On myös toiminnan kehittämisprojekteja, laatupiirejä sekä tasa-arvo- ja ympäristösuunnitelmia. Sinänsä hyviä asioita, mutta kaiken informaation tuottaminen ja käsittely maksaa.

”Jokaisessa systeemissä on aina heikoin lenkki. Parantamalla heikointa osatekijää ei koskaan tulla parhaaksi. Sama koskee benchmarkingia”, Rönnlund sanoo.

Arvonsa tunteva asiantuntija ei herkästi luovuta, vaan pyrkii kehittämään täydellisen suunnitelman, vaikka sitä ei tarvittaisikaan. Esimerkiksi it-hankkeissa on tavallista, että niistä tehdään turhan monimutkaisia ja kalliita.

Monta kertaa järjestelmiin tulee paljon enemmän toimintoja kuin mitä itse asiassa tarvitaan. Uusi systeemi ei säästä käyttäjiensä aikaa, vaan usein päinvastoin. Ihmiset joutuvat sopeutumaan järjestelmään, joka ei jousta ihmisten tarpeiden mukaan.

”Täydellinen it-systeemi on kuin voileipäpöytä. Se kuulostaa hyvältä, mutta seisovan pöydän ongelmat me kaikki tunnemme. Lautaselle tulee otettua liikaa ruokaa. Enemmän kuin mitä on tarvis ja mitä jaksaa edes syödä.”

Kehittämisen sijaan yksinkertaistaminen

Kun organisaatio on pilkottu osiin, tuloksena on osaoptimointeja ja kokonaisuus kärsii. Talousjohto ja kontrollerit löytävät aina puutteita talouden hoidossa, laaduntarkastus laatupuutteita ja toiminnan kehittäjät toimintapuutteita.

Tarvittaisiin konsultteja toiminnan yksinkertaista­miseen, ei aina vain kehittämiseen.

”On tullut tärkeämmäksi olla tekemättä virheitä kuin tehdä oikein. Sitä, mitä teemme väärin, valvotaan ja kontrolloidaan täydellisesti. Tämä johtaa siihen, että virheetön toiminta on tärkeämpää kuin aikaansaannokset”, Rönnlund sanoo.

Kun yrityksen perustehtävä on unohtunut kaiken sälän alle ja organisaatio paisunut, jossain vaiheessa on pakko irtisanoa ihmisiä. Työt eivät kuitenkaan sillä vähene. Jäljelle jäävien on tehtävä lähteneidenkin työt, jos toimintaan ei puututa ja henkilöstön työtaakkaa vähennetä.

”Lakkaa puhumasta toiminnan kehittämisestä. Se johtaa aina työn lisääntymiseen ja monimutkaistumiseen. Keskity sen sijaan toiminnan yksinkertaistamiseen. Kehittämisen sijaan tulisi ensin ottaa pois turha työ.”

Tavallista on, että palkataan konsultti tehostamaan toimintaa. Kuitenkin tarvittaisiin konsultteja toiminnan yksinkertaistamiseen, ei aina vain kehittämiseen. Yksinkertaistamiskonsultit selvittävät, mikä on turhaa ja mitä ei tarvitse tehdä.

On superhallintoihmisten aika

Konsultteja ei välttämättä edes tarvita, jos hallinto helpottaa muiden työkuormaa. Tosin hallintoihmiset useimmiten haluavat varmistaa, että hallinto toimii systeemin mukaan. He lähettelevät jatkuvasti sähköposteja, joissa he pyytävät täyttämään erilaisia lomakkeita ja antamaan tilastotietoja.

Siksi henkilöstö ei arvosta hallintoasiantuntijoita. Peter Rönnlund kaipaa hallinnon superammattilaisia. Sellaisia, jotka kykenevät kehittämään organisaatiota, osaavat analysoida toimintaa ja hallitsevat kokonaisuuden. Superhallintoihminen yksinkertaistaa, ottaa pois ja vähentää.

”Hallinto on tänä päivänä erittäin vaativaa työtä. Sen tehtävänä on vapauttaa henkilöstö tuottavaan työhön.”

Se tarkoittaa myös sitä, että mittausten tulee perustua ydintoimintoihin, kuten asiakastyytyväisyyteen ja muihin tulokseen vaikuttaviin tekijöihin. Muuten vain mitataan ja mitataan, mutta se ei johda mihinkään.

Kunnianhimoiset alaiset voivat olla todella hankalia johdettavia, mutta ilman heitä ei pärjää.

”Kunnianhimoisten ihmisten dna on sellainen, että heitä ei tarvitse motivoida. He ovat jo muutenkin innostuneita ja luovia. Ongelma on siinä, että he eivät saa tarpeeksi tukea siihen, että he keskittyisivät yrityksen kannalta tärkeisiin asioihin. Ole selkeä ja varmista, että alaisesi käyttävät älynsä ja energiansa tuottavaan työhön”, Rönnlund kiteyttää.

Esimiehen kannattaa myös olla tietoinen siitä, että kunnianhimoisesta alaisesta voi jonakin päivänä tulla  hänen oma esimiehensä. Tai sitten hän lähtee pois ja toteuttaa kunnianhimoaan jossain muualla. Molemmat ovat positiivisia, eivät pelättäviä asioita.

Lähde: Talouselämä & Fakta

Avoimet työpaikat
Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri
Lappenranta
Sulkeutuu 15.02.2015
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä
Joensuu
Sulkeutuu 30.01.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä
Joensuu
Sulkeutuu 20.02.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä
Lahti
Sulkeutuu 06.02.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä
Lahti
Sulkeutuu 06.02.2015
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä
Lahti
Sulkeutuu 06.02.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä
Lahti
Sulkeutuu 06.02.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä HUS
Helsinki
Sulkeutuu 13.02.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Vantaan kaupunki
Vantaa
Sulkeutuu 06.02.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
AEL
Helsinki
Sulkeutuu 04.02.2015
Asennus, huolto, kunnossapito, Opetus ja koulutus, Suunnittelu, Sähköteollisuus
Energiavirasto
Helsinki
Sulkeutuu 04.02.2015
Energia, Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Oulun Energia
Oulu
Sulkeutuu 02.02.2015
Energia, Tekniikka
Sarlin
Vantaa
Sulkeutuu 08.02.2015
Myynti, Tekniikka
Purso Oy
Nokia
Sulkeutuu 01.02.2015
Suunnittelu, Tekniikka, Tuotekehitys/tutkimus
Helsingin kaupunki Rakennusvirasto
Helsinki
Sulkeutuu 06.02.2015
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
Savon Voima
Siilinjärvi
Sulkeutuu 13.02.2015
Energia, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
Savon Voima
Siilinjärvi
Sulkeutuu 13.02.2015
Energia, Myynti, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
Bellmer Vaahto Paper Machinery Oy
Hollola
Sulkeutuu 09.02.2015
Asennus, huolto, kunnossapito, Suunnittelu, Tekniikka
Vaskiluodon Voima Oy
Seinäjoki
Sulkeutuu 13.02.2015
Energia, Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Valmet
Jyväskylä, Järvenpää
Sulkeutuu 31.01.2015
Suunnittelu, Tekniikka
S&N Osakeyhtiö
Helsinki
Sulkeutuu 15.02.2015
Mainonta, markkinointi ja PR, Myynti, Suunnittelu, Tekniikka
Valmet
Jyväskylä, Järvenpää, Raisio
Sulkeutuu 31.01.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Valmet
Raisio
Sulkeutuu 31.01.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Millog
Tampere
Sulkeutuu 05.02.2015
Käyttö ja ylläpito, Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tietohallinto
Yara Suomi
Espoo
Sulkeutuu 03.02.2015
Myynti, Tekniikka
Työhönvalmennus Valma Oy
Lahti
Sulkeutuu 30.01.2015
Johtotehtävät, Konsultointi, Suunnittelu, Tekniikka
Sonoco-Alcore Oy
Karhula
Sulkeutuu 15.02.2015
Suunnittelu, Tekniikka, Tuotanto/prosessi
Robert Bosch Oy
Vantaa tai Tampere
Sulkeutuu 27.01.2015
Myynti, Tekniikka
Veikkaus
Vantaa
Sulkeutuu 31.01.2015
Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tietohallinto
Elomatic
Helsinki ja Turku
Sulkeutuu 17.02.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollonkuntayhtymä
Kainuu
Sulkeutuu 06.02.2015
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Kansaneläkelaitos KELA
Helsinki
Sulkeutuu 28.01.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
ABB
Helsinki
Sulkeutuu 01.02.2015
Johtotehtävät, Myynti, Tekniikka
Pori Energia
Pori
Sulkeutuu 26.01.2015
Energia, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
LeaseGreen
Helsinki
Sulkeutuu 06.02.2015
Myynti, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Tekniikka
LeaseGreen
Helsinki
Sulkeutuu 06.02.2015
Energia, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
LeaseGreen
Helsinki
Sulkeutuu 06.02.2015
Rovaniemen Energia
Rovaniemi
Sulkeutuu 26.01.2015
Energia, Suunnittelu, Tekniikka
Yara Suomi
Siilinjärvi
Sulkeutuu 30.01.2015
Johtotehtävät, Tekniikka
Cimcorp
Ulvila
Sulkeutuu 31.01.2015
Hankinta / osto, Johtotehtävät, Tekniikka
Labtium Oy
Jyväskylä
Sulkeutuu 12.03.2015
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
PAF
Helsinki
Sulkeutuu 26.01.2015
Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tietohallinto
Andritz
Varkaus
Sulkeutuu 27.01.2015
Tekniikka, Tuotanto/prosessi
Vertex Systems
Tampere
Sulkeutuu 26.01.2015
Myynti, Suunnittelu, Sähköteollisuus, Tekniikka
Edera Partners Oy
Klaukkala
Sulkeutuu 31.01.2015
Myynti, Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tekniikka, Tietohallinto
Kuntayhtymä Kaksineuvoinen
Kauhava
Sulkeutuu 30.01.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Katso lisää työpaikkoja