Kehittäminen 26.2.2013 13:22
Pomo, varo kunnianhimoisia alaisia
Talouselämä

”Jokaisen erikoisasiantuntijan mielestä juuri hänen tonttinsa on se kaikkein tärkein koko organisaatiossa, ja sen hän haluaa myös osoittaa. Tämä on ongelmien alku ja johtaa valtavaan määrään turhaa työtä”, varoittaa ruotsalainen filosofian tohtori ja projektijohtaja Peter Rönnlund.

 

Jotta taloon saadaan innostunut ja aikaansaava ihminen, käydään läpi kallis rekrytointiprosessi. Mutta sen jälkeen tapahtuu jotakin mielenkiintoista: tulokas ei käytä läheskään koko kapasiteettiaan tavoitteidensa toteuttamiseksi.

Ensinnäkin hänelle annetaan koko joukko muita tehtäviä kuin ne, joita varten hänet on palkattu. Suuri osa tuota muuta on hallintoa, kuten raportointia.

Paljon aikaa kuluu myös siihen, että on aina oltava tavoitettavissa, on vastattava nopeasti puhelimeen ja sähköposteihin. Vaikka ihminen vaikuttaa tehokkaalta ollessaan koko ajan kiireinen, touhuaminen vie valtavasti energiaa, stressaa ja on useimmiten tuottamatonta työtä.

Lisäksi vielä kunnianhimoiset alaiset tekevät vapaaehtoisesti asioita, joita ei tarvitsisi lainkaan tehdä.

”Kunnianhimoiset ja luovat ihmiset kehittävät koko ajan asioita, on se järkevää tai ei. Suuren osan ajasta he tekevät aivan muita tehtäviä kuin mitä varten heidät on palkattu ja niitäkin valtavalla intensiteetillä”, Peter Rönnlund väittää.

Lisää, lisää ja lisää

Oli kyseessä mikä tahansa hanke, on tapana ensin tehdä analyysi ja sen jälkeen parannusehdotus. Lisää suunnittelua ja lisää työtä. Kehittämishankkeita ei edes kyseenalaisteta.

  

Vanhat tehtävät eivät häviä, vaikka uusia tulee tilalle jatkuvalla syötöllä. Työt vain lisääntyvät ja lisääntyvät. Ihmisten on vaikea ehtiä perässä. On BSC, CMM, MBO, TQM, CRM ja lukuisa joukko muita systeemejä. On myös toiminnan kehittämisprojekteja, laatupiirejä sekä tasa-arvo- ja ympäristösuunnitelmia. Sinänsä hyviä asioita, mutta kaiken informaation tuottaminen ja käsittely maksaa.

”Jokaisessa systeemissä on aina heikoin lenkki. Parantamalla heikointa osatekijää ei koskaan tulla parhaaksi. Sama koskee benchmarkingia”, Rönnlund sanoo.

Arvonsa tunteva asiantuntija ei herkästi luovuta, vaan pyrkii kehittämään täydellisen suunnitelman, vaikka sitä ei tarvittaisikaan. Esimerkiksi it-hankkeissa on tavallista, että niistä tehdään turhan monimutkaisia ja kalliita.

Monta kertaa järjestelmiin tulee paljon enemmän toimintoja kuin mitä itse asiassa tarvitaan. Uusi systeemi ei säästä käyttäjiensä aikaa, vaan usein päinvastoin. Ihmiset joutuvat sopeutumaan järjestelmään, joka ei jousta ihmisten tarpeiden mukaan.

”Täydellinen it-systeemi on kuin voileipäpöytä. Se kuulostaa hyvältä, mutta seisovan pöydän ongelmat me kaikki tunnemme. Lautaselle tulee otettua liikaa ruokaa. Enemmän kuin mitä on tarvis ja mitä jaksaa edes syödä.”

Kehittämisen sijaan yksinkertaistaminen

Kun organisaatio on pilkottu osiin, tuloksena on osaoptimointeja ja kokonaisuus kärsii. Talousjohto ja kontrollerit löytävät aina puutteita talouden hoidossa, laaduntarkastus laatupuutteita ja toiminnan kehittäjät toimintapuutteita.

Tarvittaisiin konsultteja toiminnan yksinkertaista­miseen, ei aina vain kehittämiseen.

”On tullut tärkeämmäksi olla tekemättä virheitä kuin tehdä oikein. Sitä, mitä teemme väärin, valvotaan ja kontrolloidaan täydellisesti. Tämä johtaa siihen, että virheetön toiminta on tärkeämpää kuin aikaansaannokset”, Rönnlund sanoo.

Kun yrityksen perustehtävä on unohtunut kaiken sälän alle ja organisaatio paisunut, jossain vaiheessa on pakko irtisanoa ihmisiä. Työt eivät kuitenkaan sillä vähene. Jäljelle jäävien on tehtävä lähteneidenkin työt, jos toimintaan ei puututa ja henkilöstön työtaakkaa vähennetä.

”Lakkaa puhumasta toiminnan kehittämisestä. Se johtaa aina työn lisääntymiseen ja monimutkaistumiseen. Keskity sen sijaan toiminnan yksinkertaistamiseen. Kehittämisen sijaan tulisi ensin ottaa pois turha työ.”

Tavallista on, että palkataan konsultti tehostamaan toimintaa. Kuitenkin tarvittaisiin konsultteja toiminnan yksinkertaistamiseen, ei aina vain kehittämiseen. Yksinkertaistamiskonsultit selvittävät, mikä on turhaa ja mitä ei tarvitse tehdä.

On superhallintoihmisten aika

Konsultteja ei välttämättä edes tarvita, jos hallinto helpottaa muiden työkuormaa. Tosin hallintoihmiset useimmiten haluavat varmistaa, että hallinto toimii systeemin mukaan. He lähettelevät jatkuvasti sähköposteja, joissa he pyytävät täyttämään erilaisia lomakkeita ja antamaan tilastotietoja.

Siksi henkilöstö ei arvosta hallintoasiantuntijoita. Peter Rönnlund kaipaa hallinnon superammattilaisia. Sellaisia, jotka kykenevät kehittämään organisaatiota, osaavat analysoida toimintaa ja hallitsevat kokonaisuuden. Superhallintoihminen yksinkertaistaa, ottaa pois ja vähentää.

”Hallinto on tänä päivänä erittäin vaativaa työtä. Sen tehtävänä on vapauttaa henkilöstö tuottavaan työhön.”

Se tarkoittaa myös sitä, että mittausten tulee perustua ydintoimintoihin, kuten asiakastyytyväisyyteen ja muihin tulokseen vaikuttaviin tekijöihin. Muuten vain mitataan ja mitataan, mutta se ei johda mihinkään.

Kunnianhimoiset alaiset voivat olla todella hankalia johdettavia, mutta ilman heitä ei pärjää.

”Kunnianhimoisten ihmisten dna on sellainen, että heitä ei tarvitse motivoida. He ovat jo muutenkin innostuneita ja luovia. Ongelma on siinä, että he eivät saa tarpeeksi tukea siihen, että he keskittyisivät yrityksen kannalta tärkeisiin asioihin. Ole selkeä ja varmista, että alaisesi käyttävät älynsä ja energiansa tuottavaan työhön”, Rönnlund kiteyttää.

Esimiehen kannattaa myös olla tietoinen siitä, että kunnianhimoisesta alaisesta voi jonakin päivänä tulla  hänen oma esimiehensä. Tai sitten hän lähtee pois ja toteuttaa kunnianhimoaan jossain muualla. Molemmat ovat positiivisia, eivät pelättäviä asioita.

Lähde: Talouselämä & Fakta

Avoimet työpaikat
Hermetel Oy
Orimattila
Sulkeutuu 30.11.2014
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Helsingin Diakonissalaitos
Helsinki
Sulkeutuu 30.11.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Tampereen kaupunki
Tampere
Sulkeutuu 18.11.2014
Assistentti/sihteeri, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Lappeenrannan teknillinen yliopisto
Lappeenranta
Sulkeutuu 24.11.2014
Opetus ja koulutus, Suunnittelu, Tekniikka
Kivipuro ry
Seinäjoki
Sulkeutuu 26.11.2014
Johtotehtävät, Suunnittelu, Taloushallinto
Kaukomarkkinat Oy
Espoo
Sulkeutuu 27.11.2014
Myynti, Suunnittelu, Tekniikka
Robert Bosch Oy
Vantaa
Sulkeutuu 05.11.2014
Johtotehtävät, Mainonta, markkinointi ja PR, Myynti, Suunnittelu, Tekniikka
Oilon
Lahti
Sulkeutuu 02.11.2014
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka, Tuotanto/prosessi, Tuotekehitys/tutkimus
Oilon
Kokkola
Sulkeutuu 02.11.2014
Suunnittelu, Sähköteollisuus, Tekniikka, Tuotanto/prosessi, Tuotekehitys/tutkimus
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä HUS
Helsinki
Sulkeutuu 10.11.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä HUS
Helsinki
Sulkeutuu 10.11.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä HUS
Helsinki
Sulkeutuu 17.11.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä HUS
Helsinki
Sulkeutuu 10.11.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
UPM
Kymi
Sulkeutuu 09.11.2014
Asennus, huolto, kunnossapito, Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Espoon kaupunki
Espoo
Sulkeutuu 14.11.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Espoon kaupunki
Espoo
Sulkeutuu 14.11.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Sosiaali- ja terveysministeriö
Helsinki
Sulkeutuu 03.11.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Caruna Oy
Espoo
Sulkeutuu 05.11.2014
Myynti, Suunnittelu, Tekniikka
Stera Technologies Oy
Paimio
Sulkeutuu 07.11.2014
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tuotanto/prosessi
Lappeenrannan Energia Oy
Lappeenranta
Sulkeutuu 31.10.2014
Energia, Konsultointi, Suunnittelu, Tekniikka
Lappeenrannan Energia Oy
Lappeenranta
Sulkeutuu 31.10.2014
Energia, Käyttö ja ylläpito, Tekniikka, Tuotanto/prosessi
Infratek
Vantaa
Sulkeutuu 04.11.2014
Energia, Suunnittelu, Tekniikka
Infratek
Vantaa
Sulkeutuu 04.11.2014
Energia, Suunnittelu, Sähköteollisuus, Tekniikka
Infratek
Vantaa
Sulkeutuu 04.11.2014
Energia, Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Sähköteollisuus, Tekniikka
SLO Oy
Helsinki
Sulkeutuu 09.11.2014
Myynti, Tekniikka
Kårkulla samkommus
Kirjala
Sulkeutuu 31.10.2014
Suunnittelu, Tekniikka
Infratek Finland Oy
Vantaa
Sulkeutuu 04.11.2014
Energia, Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Sähköteollisuus, Tekniikka
Katso lisää työpaikkoja