Kehittäminen 26.2.2013 13:22
Pomo, varo kunnianhimoisia alaisia
Talouselämä

”Jokaisen erikoisasiantuntijan mielestä juuri hänen tonttinsa on se kaikkein tärkein koko organisaatiossa, ja sen hän haluaa myös osoittaa. Tämä on ongelmien alku ja johtaa valtavaan määrään turhaa työtä”, varoittaa ruotsalainen filosofian tohtori ja projektijohtaja Peter Rönnlund.

 

Jotta taloon saadaan innostunut ja aikaansaava ihminen, käydään läpi kallis rekrytointiprosessi. Mutta sen jälkeen tapahtuu jotakin mielenkiintoista: tulokas ei käytä läheskään koko kapasiteettiaan tavoitteidensa toteuttamiseksi.

Ensinnäkin hänelle annetaan koko joukko muita tehtäviä kuin ne, joita varten hänet on palkattu. Suuri osa tuota muuta on hallintoa, kuten raportointia.

Paljon aikaa kuluu myös siihen, että on aina oltava tavoitettavissa, on vastattava nopeasti puhelimeen ja sähköposteihin. Vaikka ihminen vaikuttaa tehokkaalta ollessaan koko ajan kiireinen, touhuaminen vie valtavasti energiaa, stressaa ja on useimmiten tuottamatonta työtä.

Lisäksi vielä kunnianhimoiset alaiset tekevät vapaaehtoisesti asioita, joita ei tarvitsisi lainkaan tehdä.

”Kunnianhimoiset ja luovat ihmiset kehittävät koko ajan asioita, on se järkevää tai ei. Suuren osan ajasta he tekevät aivan muita tehtäviä kuin mitä varten heidät on palkattu ja niitäkin valtavalla intensiteetillä”, Peter Rönnlund väittää.

Lisää, lisää ja lisää

Oli kyseessä mikä tahansa hanke, on tapana ensin tehdä analyysi ja sen jälkeen parannusehdotus. Lisää suunnittelua ja lisää työtä. Kehittämishankkeita ei edes kyseenalaisteta.

  

Vanhat tehtävät eivät häviä, vaikka uusia tulee tilalle jatkuvalla syötöllä. Työt vain lisääntyvät ja lisääntyvät. Ihmisten on vaikea ehtiä perässä. On BSC, CMM, MBO, TQM, CRM ja lukuisa joukko muita systeemejä. On myös toiminnan kehittämisprojekteja, laatupiirejä sekä tasa-arvo- ja ympäristösuunnitelmia. Sinänsä hyviä asioita, mutta kaiken informaation tuottaminen ja käsittely maksaa.

”Jokaisessa systeemissä on aina heikoin lenkki. Parantamalla heikointa osatekijää ei koskaan tulla parhaaksi. Sama koskee benchmarkingia”, Rönnlund sanoo.

Arvonsa tunteva asiantuntija ei herkästi luovuta, vaan pyrkii kehittämään täydellisen suunnitelman, vaikka sitä ei tarvittaisikaan. Esimerkiksi it-hankkeissa on tavallista, että niistä tehdään turhan monimutkaisia ja kalliita.

Monta kertaa järjestelmiin tulee paljon enemmän toimintoja kuin mitä itse asiassa tarvitaan. Uusi systeemi ei säästä käyttäjiensä aikaa, vaan usein päinvastoin. Ihmiset joutuvat sopeutumaan järjestelmään, joka ei jousta ihmisten tarpeiden mukaan.

”Täydellinen it-systeemi on kuin voileipäpöytä. Se kuulostaa hyvältä, mutta seisovan pöydän ongelmat me kaikki tunnemme. Lautaselle tulee otettua liikaa ruokaa. Enemmän kuin mitä on tarvis ja mitä jaksaa edes syödä.”

Kehittämisen sijaan yksinkertaistaminen

Kun organisaatio on pilkottu osiin, tuloksena on osaoptimointeja ja kokonaisuus kärsii. Talousjohto ja kontrollerit löytävät aina puutteita talouden hoidossa, laaduntarkastus laatupuutteita ja toiminnan kehittäjät toimintapuutteita.

Tarvittaisiin konsultteja toiminnan yksinkertaista­miseen, ei aina vain kehittämiseen.

”On tullut tärkeämmäksi olla tekemättä virheitä kuin tehdä oikein. Sitä, mitä teemme väärin, valvotaan ja kontrolloidaan täydellisesti. Tämä johtaa siihen, että virheetön toiminta on tärkeämpää kuin aikaansaannokset”, Rönnlund sanoo.

Kun yrityksen perustehtävä on unohtunut kaiken sälän alle ja organisaatio paisunut, jossain vaiheessa on pakko irtisanoa ihmisiä. Työt eivät kuitenkaan sillä vähene. Jäljelle jäävien on tehtävä lähteneidenkin työt, jos toimintaan ei puututa ja henkilöstön työtaakkaa vähennetä.

”Lakkaa puhumasta toiminnan kehittämisestä. Se johtaa aina työn lisääntymiseen ja monimutkaistumiseen. Keskity sen sijaan toiminnan yksinkertaistamiseen. Kehittämisen sijaan tulisi ensin ottaa pois turha työ.”

Tavallista on, että palkataan konsultti tehostamaan toimintaa. Kuitenkin tarvittaisiin konsultteja toiminnan yksinkertaistamiseen, ei aina vain kehittämiseen. Yksinkertaistamiskonsultit selvittävät, mikä on turhaa ja mitä ei tarvitse tehdä.

On superhallintoihmisten aika

Konsultteja ei välttämättä edes tarvita, jos hallinto helpottaa muiden työkuormaa. Tosin hallintoihmiset useimmiten haluavat varmistaa, että hallinto toimii systeemin mukaan. He lähettelevät jatkuvasti sähköposteja, joissa he pyytävät täyttämään erilaisia lomakkeita ja antamaan tilastotietoja.

Siksi henkilöstö ei arvosta hallintoasiantuntijoita. Peter Rönnlund kaipaa hallinnon superammattilaisia. Sellaisia, jotka kykenevät kehittämään organisaatiota, osaavat analysoida toimintaa ja hallitsevat kokonaisuuden. Superhallintoihminen yksinkertaistaa, ottaa pois ja vähentää.

”Hallinto on tänä päivänä erittäin vaativaa työtä. Sen tehtävänä on vapauttaa henkilöstö tuottavaan työhön.”

Se tarkoittaa myös sitä, että mittausten tulee perustua ydintoimintoihin, kuten asiakastyytyväisyyteen ja muihin tulokseen vaikuttaviin tekijöihin. Muuten vain mitataan ja mitataan, mutta se ei johda mihinkään.

Kunnianhimoiset alaiset voivat olla todella hankalia johdettavia, mutta ilman heitä ei pärjää.

”Kunnianhimoisten ihmisten dna on sellainen, että heitä ei tarvitse motivoida. He ovat jo muutenkin innostuneita ja luovia. Ongelma on siinä, että he eivät saa tarpeeksi tukea siihen, että he keskittyisivät yrityksen kannalta tärkeisiin asioihin. Ole selkeä ja varmista, että alaisesi käyttävät älynsä ja energiansa tuottavaan työhön”, Rönnlund kiteyttää.

Esimiehen kannattaa myös olla tietoinen siitä, että kunnianhimoisesta alaisesta voi jonakin päivänä tulla  hänen oma esimiehensä. Tai sitten hän lähtee pois ja toteuttaa kunnianhimoaan jossain muualla. Molemmat ovat positiivisia, eivät pelättäviä asioita.

Lähde: Talouselämä & Fakta

Avoimet työpaikat
Satakunnan sairaanhoitopiiri
Pori
Sulkeutuu 12.12.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Talentum Media Oy
Helsinki
Sulkeutuu 01.12.2014
Mainonta, markkinointi ja PR, Media, Kustannus ja Viestintä, Suunnittelu
Andritz Oy
Kotka
Sulkeutuu 08.12.2014
Asennus, huolto, kunnossapito, Suunnittelu, Tekniikka
Säteilyturvakeskus
Helsinki
Sulkeutuu 28.11.2014
Energia, Tekniikka
Meyer Turku Oy
Turku
Sulkeutuu 01.12.2014
Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
Meyer Turku Oy
Turku
Sulkeutuu 01.12.2014
Suunnittelu, Tekniikka
Ramboll
Espoo
Sulkeutuu 30.11.2014
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Ramboll
Espoo
Sulkeutuu 30.11.2014
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Ramboll
Espoo
Sulkeutuu 30.11.2014
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Ramboll
Espoo
Sulkeutuu 30.11.2014
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Ramboll
Oulu
Sulkeutuu 30.11.2014
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Ramboll
Espoo
Sulkeutuu 30.11.2014
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä HUS
Helsinki
Sulkeutuu 24.11.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Vantaan kaupunki
Vantaa
Sulkeutuu 28.11.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Ramboll
Espoo
Sulkeutuu 30.11.2014
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Helsingin kaupunki sosiaali- ja terveysvirasto
Helsinki
Sulkeutuu 01.12.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Kyyhkylän Kuntoutuskeskus
Mikkeli
Sulkeutuu 04.12.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Carea – Kymenlaakson sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden KY
Kouvola
Sulkeutuu 30.11.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä HUS
Helsinki
Sulkeutuu 05.12.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Sitra
Helsinki
Sulkeutuu 23.11.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Muu, Projektin johtotehtävät
Lahden kaupunki
Lahti
Sulkeutuu 01.12.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Suunnittelu, Tekniikka, Tietohallinto
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri
Oulu
Sulkeutuu 08.12.2014
Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri
Oulu
Sulkeutuu 08.12.2014
Projektin johtotehtävät, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri
Oulu
Sulkeutuu 08.12.2014
Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
Schunk Nordiska AB
Etelä-Suomi
Sulkeutuu 24.11.2014
Logistiikka, kuljetus, Tekniikka, Tuotanto/prosessi
Paineteho Oy
Kuopio
Sulkeutuu 24.11.2014
Johtotehtävät, Myynti, Tekniikka
EPV Energia Oy
Vaasa
Sulkeutuu 24.11.2014
Energia, Johtotehtävät, Tekniikka
Nurmijärven kunta
Nurmijärvi
Sulkeutuu 05.12.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Suunnittelu, Tekniikka
Vapo Oy
Jyväskylä
Sulkeutuu 23.11.2014
Energia, Suunnittelu, Tekniikka
Espoon kaupunki
Espoo
Sulkeutuu 07.12.2014
Julkishallinto & järjestöt, Suunnittelu, Tekniikka
Nordisk Minsterråd
Kööpenhamina
Sulkeutuu 23.11.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt
Hermetel Oy
Orimattila
Sulkeutuu 30.11.2014
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Helsingin Diakonissalaitos
Helsinki
Sulkeutuu 30.11.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Yara Suomi
Siilinjärvi
Sulkeutuu 30.11.2014
Assistentti/sihteeri, Dokumentointi/ tekninen kirjoittaminen, Tekniikka
Lappeenrannan teknillinen yliopisto
Lappeenranta
Sulkeutuu 24.11.2014
Opetus ja koulutus, Suunnittelu, Tekniikka
Kivipuro ry
Seinäjoki
Sulkeutuu 26.11.2014
Johtotehtävät, Suunnittelu, Taloushallinto
Kaukomarkkinat Oy
Espoo
Sulkeutuu 27.11.2014
Myynti, Suunnittelu, Tekniikka
Katso lisää työpaikkoja