Työelämä 19.2.2013 15:02
Tietotekniikka synnyttää hermoraunioita
Talouselämä

Shutterstock

 

 

Järjestelmän pääkäyttäjä neuvoo ottamaan virhekoodin talteen, kun järjestelmä seuraavan kerran tilttaa. Koodia ei saa edes kopioitua näytöltä, vaan se pitää kirjoittaa ylös käsin. Työntekijä on varma, että kohta ärsyttää niin että siihen varmasti kuolee.

Kehittämispäällikkö ja tutkija Teppo Valtonen Työterveyslaitoksesta tietää hyvin omasta kokemuksesta, miten hankala tietojärjestelmä nostaa kynnystä työn tekemiseen ja lisää keskeneräisten töiden taakkaa.

”Lykkään matkalaskujen tekoa, koska teen niitä harvoin ja joudun opettelemaan järjestelmän käytön joka kerta alusta. Se vie aikaa”, hän sanoo.

Tietotekniikan piti vähentää rutiinitehtäviä, suitsia byrokratiaa, helpottaa työntekoa ja lisätä tuottavuutta, mutta kuinkas kävi.

”Isossa organisaatiossa uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon voidaan käyttää satoja koulutustunteja. Sen jälkeenkin käyttäjät joutuvat vielä pitkään turvautumaan ohjeisiin, jos käyttöliittymä ei kerro, mitä käyttäjän pitää tehdä”, sanoo Liikenneviraston sisällönhallinta-arkkitehti Tomi Lehtola.

Tyypillisiä esimerkkejä hänen mielestään ovat monet matkalasku- ja taloushallintojärjestelmät, jotka ovat vaikeita etenkin satunnaisille käyttäjille.

”Jos niistä hakee jotain aikaisempaa tietoa, niihin voi joutua määrittelemään lukuisia rajauksia ja hakuehtoja löytääkseen haluamansa.”

Teppo Valtonen sanoo, että sähköiset raportointityökalut on usein tehty hallinnon tarpeisiin, eikä asiantuntijatyötä helpottamaan.

”Monella työpaikalla tietojärjestelmillä luodaan johdolle näppärästi raportteja, joita asiantuntijat vikisten täyttävät”, hän kiteyttää.

Tekninen ja inhimillinen näkökulma

TutkijatohtoriKarri Mikkonen Lappeenrannan teknillisestä yliopistosta sanoo, että tietojärjestelmät toimivat usein hyvin yritysten prosessien, mutta eivät käyttäjien näkökulmasta.

”Myös epäyhtenäisyys eri käyttöjärjestelmien välillä on iso ongelma. Tämä tiedekielellä ’systeeminen inkonsistenssi’ syö tietojärjestelmien tehokkuutta, kun niiden määrä työpaikalla kasvaa.”

Työtehtävien toteuttaminen vaatii käyttäjältä lisää muistamista ja uudelleenoppimista.

Jos esimerkiksi samantyyppinen toiminto, kuten päivämäärän kirjaamismuoto, on järjestelmän joka sivulla erilainen ja eri kohdassa, se vie käyttäjältä enemmän aikaa kuin jos ne olisivat samanlaisia.

Työterveyslaitos on laskenut, että epäyhteneväisten tietojen vuoksi virheiden määrä kasvaa neljä prosenttia ja työaikaa kuluu jopa viidennes enemmän.

Karri Mikkonen ja Teppo Valtonen hyödyntävät tutkimustyössään kognitiivista ergonomiaa.

Kognitiivinen ergonomia selvittää ihmisen tiedonkäsittelyyn liittyviä lainalaisuuksia, jotka vaikuttavat muun muassa tietojärjestelmän käyttöön.

Esimerkki huonosta kognitiivisesta ergonomista on liian pieni tai suuri kirjasin tai heikko kontrasti, joka hidastaa lukemista. Myös käyttöliittymässä vierekkäin sijoitetut komponentit mielletään toisiinsa liittyviksi.

Kognitiivinen ergonomia

Hienoimmillaan kognitiivinen ergonomia on sitä, että tietojärjestelmän suunnittelussa otetaan huomioon eri käyttäjäryhmät ja heidän tavoitteensa, tehtävänsä ja toimintaympäristönsä.

Valtonen muistuttaa, että myös terminologia on iso ongelma käyttöliittymissä.

”Tarkoittaako ’tilaus on lähetetty’, että tilaukseni on lähetetty tavarantoimittajalle vai joko se tavara on jo tulossa toimittajalta minulle?”

Eri-ikäiset ihmiset myös mieltävät termit eri tavalla.

”Nuoret ovat jo sisäistäneet, että tili voi olla muutakin kuin pankkitili. Kokemattomampi kuusikymppinen tietotekniikan käyttäjä voi ihmetellä, mitä tilillä on tekemistä sähköpostin kanssa.”

Valtosen mielestä tietojärjestelmiä hankittaessa pitäisi selvittää nykyistä paremmin, ketkä järjestelmää tulevat käyttämään, minkälaisiin työtehtäviin, ja miten se muuttaa heidän työtään.

Lukuisten salasanojen muistaminen ja hallinnointi kotona ja työpaikalla tympivät kaikkia. Monet haluaisivat käyttää työssään myös omia laitteita ja ohjelmia sekä sähköpostia ja sosiaalista mediaa. Karri Mikkosen mielestä it-yksiköiden ei tarvitsisi sulkea yrityksiä panssarin sisään.

”Kaikki yrityksessä tehtävät word-dokumentit eivät vahingoita yrityksen liiketoimintaa, vaikka joku onnistuisi sellaisen nappaamaankin.”

”It-yksiköiden pitäisi työn tuottavuuden nimissä luovia joustavammin tietoturvan, käytettävyyden ja asiakastyytyväisyyden välillä”, hän patistaa.

Lähde: Talouselämä & Fakta

Avoimet työpaikat
Rovaniemen kaupunki
Rovaniemi
Sulkeutuu 07.04.2015
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Mainostoimisto Mediataivas Oy
Jyväskylä
Sulkeutuu 08.03.2015
Käyttö ja ylläpito, Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tietohallinto
Mainostoimisto Mediataivas Oy
Jyväskylä
Sulkeutuu 15.03.2015
Johtotehtävät, Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tietohallinto
Andritz
Helsinki tai Varkaus
Sulkeutuu 15.03.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Talentum Oyj
Helsinki
Sulkeutuu 15.03.2015
Henkilöstöhallinto
Millog
Kajaani
Sulkeutuu 16.03.2015
Asennus, huolto, kunnossapito, Suunnittelu, Tekniikka
Oulun Vesi
Oulu
Sulkeutuu 10.03.2015
Asennus, huolto, kunnossapito, Suunnittelu, Tekniikka
Helsingin kaupunki Rakennusvirasto
Helsinki
Sulkeutuu 13.03.2015
Julkishallinto & järjestöt, Projektin johtotehtävät, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
Helsingin kaupunki Rakennusvirasto
Helsinki
Sulkeutuu 13.03.2015
Julkishallinto & järjestöt, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
Säteilyturvakeskus
Helsinki
Sulkeutuu 13.03.2015
Muu, Suunnittelu, Tekniikka
Fortum
Naantali
Sulkeutuu 18.03.2015
Energia, Suunnittelu, Tekniikka
Satakunnan sairaanhoitopiiri
Pori
Sulkeutuu 02.04.2015
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Vantaan kaupunki
Vantaa
Sulkeutuu 16.03.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Marvaco Oy
Helsinki
Sulkeutuu 04.03.2015
Käyttö ja ylläpito, Mainonta, markkinointi ja PR, Tekniikka
Saarioinen
Valkeakoski
Sulkeutuu 08.03.2015
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
ABB
Helsinki
Sulkeutuu 22.03.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Veikkaus
Vantaa
Sulkeutuu 01.03.2015
Suunnittelu, Tietohallinto, Tietoturva
Espoon kaupunki
Espoo
Sulkeutuu 02.03.2015
Julkishallinto & järjestöt, Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Amiedu
Helsinki
Sulkeutuu 01.03.2015
Konsultointi, Media, Kustannus ja Viestintä, Tekniikka
KWH Mirka Ltd
Jeppo
Sulkeutuu 02.03.2015
Suunnittelu, Tekniikka
KWH Mirka Ltd
Jeppo
Sulkeutuu 02.03.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Nurmijärven kunta
Nurmijärvi
Sulkeutuu 06.03.2015
Julkishallinto & järjestöt, Suunnittelu, Tekniikka, Ympäristöteknologia
Nurmijärven kunta
Nurmijärvi
Sulkeutuu 13.03.2015
Julkishallinto & järjestöt, Suunnittelu, Tekniikka, Ympäristöteknologia
Landis+Gyr
Jyväskylä
Sulkeutuu 01.03.2015
Johtotehtävät, Tuotanto/prosessi
Yara Suomi
Siilinjärvi
Sulkeutuu 02.03.2015
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Elenia Oy
Tampere
Sulkeutuu 05.03.2015
Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Sähköteollisuus, Tekniikka
Amiedu
Helsinki
Sulkeutuu 01.03.2015
Konsultointi, Media, Kustannus ja Viestintä
Bionova Oy
Helsinki
Sulkeutuu 01.03.2015
Mainonta, markkinointi ja PR, Ohjelmointi/ ohjelmistot, Ympäristöteknologia
Elenia Oy
Tampere
Sulkeutuu 05.03.2015
Hankinta / osto, Tekniikka
Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri
Oulu
Sulkeutuu 06.03.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Digital Excellence Academy in collaboration with Google
avoin
Sulkeutuu 01.03.2015
Mainonta, markkinointi ja PR, Opetus ja koulutus, Suunnittelu
Labtium Oy
Jyväskylä
Sulkeutuu 12.03.2015
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Katso lisää työpaikkoja