Työelämä 19.2.2013 15:02
Tietotekniikka synnyttää hermoraunioita
Talouselämä

Shutterstock

 

 

Järjestelmän pääkäyttäjä neuvoo ottamaan virhekoodin talteen, kun järjestelmä seuraavan kerran tilttaa. Koodia ei saa edes kopioitua näytöltä, vaan se pitää kirjoittaa ylös käsin. Työntekijä on varma, että kohta ärsyttää niin että siihen varmasti kuolee.

Kehittämispäällikkö ja tutkija Teppo Valtonen Työterveyslaitoksesta tietää hyvin omasta kokemuksesta, miten hankala tietojärjestelmä nostaa kynnystä työn tekemiseen ja lisää keskeneräisten töiden taakkaa.

”Lykkään matkalaskujen tekoa, koska teen niitä harvoin ja joudun opettelemaan järjestelmän käytön joka kerta alusta. Se vie aikaa”, hän sanoo.

Tietotekniikan piti vähentää rutiinitehtäviä, suitsia byrokratiaa, helpottaa työntekoa ja lisätä tuottavuutta, mutta kuinkas kävi.

”Isossa organisaatiossa uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon voidaan käyttää satoja koulutustunteja. Sen jälkeenkin käyttäjät joutuvat vielä pitkään turvautumaan ohjeisiin, jos käyttöliittymä ei kerro, mitä käyttäjän pitää tehdä”, sanoo Liikenneviraston sisällönhallinta-arkkitehti Tomi Lehtola.

Tyypillisiä esimerkkejä hänen mielestään ovat monet matkalasku- ja taloushallintojärjestelmät, jotka ovat vaikeita etenkin satunnaisille käyttäjille.

”Jos niistä hakee jotain aikaisempaa tietoa, niihin voi joutua määrittelemään lukuisia rajauksia ja hakuehtoja löytääkseen haluamansa.”

Teppo Valtonen sanoo, että sähköiset raportointityökalut on usein tehty hallinnon tarpeisiin, eikä asiantuntijatyötä helpottamaan.

”Monella työpaikalla tietojärjestelmillä luodaan johdolle näppärästi raportteja, joita asiantuntijat vikisten täyttävät”, hän kiteyttää.

Tekninen ja inhimillinen näkökulma

TutkijatohtoriKarri Mikkonen Lappeenrannan teknillisestä yliopistosta sanoo, että tietojärjestelmät toimivat usein hyvin yritysten prosessien, mutta eivät käyttäjien näkökulmasta.

”Myös epäyhtenäisyys eri käyttöjärjestelmien välillä on iso ongelma. Tämä tiedekielellä ’systeeminen inkonsistenssi’ syö tietojärjestelmien tehokkuutta, kun niiden määrä työpaikalla kasvaa.”

Työtehtävien toteuttaminen vaatii käyttäjältä lisää muistamista ja uudelleenoppimista.

Jos esimerkiksi samantyyppinen toiminto, kuten päivämäärän kirjaamismuoto, on järjestelmän joka sivulla erilainen ja eri kohdassa, se vie käyttäjältä enemmän aikaa kuin jos ne olisivat samanlaisia.

Työterveyslaitos on laskenut, että epäyhteneväisten tietojen vuoksi virheiden määrä kasvaa neljä prosenttia ja työaikaa kuluu jopa viidennes enemmän.

Karri Mikkonen ja Teppo Valtonen hyödyntävät tutkimustyössään kognitiivista ergonomiaa.

Kognitiivinen ergonomia selvittää ihmisen tiedonkäsittelyyn liittyviä lainalaisuuksia, jotka vaikuttavat muun muassa tietojärjestelmän käyttöön.

Esimerkki huonosta kognitiivisesta ergonomista on liian pieni tai suuri kirjasin tai heikko kontrasti, joka hidastaa lukemista. Myös käyttöliittymässä vierekkäin sijoitetut komponentit mielletään toisiinsa liittyviksi.

Kognitiivinen ergonomia

Hienoimmillaan kognitiivinen ergonomia on sitä, että tietojärjestelmän suunnittelussa otetaan huomioon eri käyttäjäryhmät ja heidän tavoitteensa, tehtävänsä ja toimintaympäristönsä.

Valtonen muistuttaa, että myös terminologia on iso ongelma käyttöliittymissä.

”Tarkoittaako ’tilaus on lähetetty’, että tilaukseni on lähetetty tavarantoimittajalle vai joko se tavara on jo tulossa toimittajalta minulle?”

Eri-ikäiset ihmiset myös mieltävät termit eri tavalla.

”Nuoret ovat jo sisäistäneet, että tili voi olla muutakin kuin pankkitili. Kokemattomampi kuusikymppinen tietotekniikan käyttäjä voi ihmetellä, mitä tilillä on tekemistä sähköpostin kanssa.”

Valtosen mielestä tietojärjestelmiä hankittaessa pitäisi selvittää nykyistä paremmin, ketkä järjestelmää tulevat käyttämään, minkälaisiin työtehtäviin, ja miten se muuttaa heidän työtään.

Lukuisten salasanojen muistaminen ja hallinnointi kotona ja työpaikalla tympivät kaikkia. Monet haluaisivat käyttää työssään myös omia laitteita ja ohjelmia sekä sähköpostia ja sosiaalista mediaa. Karri Mikkosen mielestä it-yksiköiden ei tarvitsisi sulkea yrityksiä panssarin sisään.

”Kaikki yrityksessä tehtävät word-dokumentit eivät vahingoita yrityksen liiketoimintaa, vaikka joku onnistuisi sellaisen nappaamaankin.”

”It-yksiköiden pitäisi työn tuottavuuden nimissä luovia joustavammin tietoturvan, käytettävyyden ja asiakastyytyväisyyden välillä”, hän patistaa.

Lähde: Talouselämä & Fakta

Avoimet työpaikat
Säteilyturvakeskus
Helsinki
Sulkeutuu 10.10.2014
Energia, Suunnittelu, Tekniikka
PD Personnel Development Oy
Keski-Suomi
Sulkeutuu 13.10.2014
Johtotehtävät, Suunnittelu, Taloushallinto
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä HUS
Hyvinkää
Sulkeutuu 17.10.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto, Johtotehtävät
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä HUS
Helsinki ja Espoo
Sulkeutuu 03.10.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto, Johtotehtävät
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä HUS
Helsinki ja Espoo
Sulkeutuu 03.10.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Satakunnan sairaanhoitopiiri
Pori
Sulkeutuu 17.10.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Pirkanmaan ammattikorkeakoulu Oy
Tampere
Sulkeutuu 06.10.2014
Opetus ja koulutus, Tekniikka
FCG Suunnittelu ja Tekniikka Oy
Helsinki
Sulkeutuu 13.10.2014
Energia, Johtotehtävät, Muu
FS Dynamics Finland Oy Ab
Espoo
Sulkeutuu 26.10.2014
Muu, Tuotanto/prosessi
VTA Tekniikka Oy
Vantaa
Sulkeutuu 13.10.2014
Johtotehtävät, Käyttö ja ylläpito, Muu, Tuotanto/prosessi
Kaarinan kaupunki
Kaarina
Sulkeutuu 26.10.2014
Johtotehtävät, Taloushallinto
Veikkaus
Vantaa
Sulkeutuu 08.10.2014
Johtotehtävät, Käyttö ja ylläpito, Tietohallinto
IUM Finland
Helsinki
Sulkeutuu 05.10.2014
Johtotehtävät, Mainonta, markkinointi ja PR, Muu
IUM Finland
Helsinki
Sulkeutuu 05.10.2014
Asiakaspalvelu, Mainonta, markkinointi ja PR, Media, Kustannus ja Viestintä, Muu
Kansaneläkelaitos KELA
Kuopio ja Helsinki
Sulkeutuu 05.10.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Kansaneläkelaitos KELA
Kuopio ja Helsinki
Sulkeutuu 05.10.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Labquality Oy
Helsinki
Sulkeutuu 06.10.2014
Konsultointi, Lääketiede/farmasia, Sosiaaliala, Suunnittelu
HSY Helsingin seudun ympäristöpalvelut -KY
Helsinki
Sulkeutuu 07.10.2014
Johtotehtävät, Suunnittelu, Taloushallinto, Tekniikka
Elematic Oy
Toijala
Sulkeutuu 05.10.2014
Asennus, huolto, kunnossapito, Suunnittelu, Tekniikka
AdWords Academy
Espoo
Sulkeutuu 02.10.2014
Mainonta, markkinointi ja PR, Opetus ja koulutus, Suunnittelu
Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä
Lohja
Sulkeutuu 06.10.2014
Johtotehtävät, Opetus ja koulutus, Suunnittelu
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä HUS
Avoin
Sulkeutuu 02.10.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Kemiönsaaren kunta
Kemiönsaari
Sulkeutuu 03.10.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Joensuun kaupunki
Joensuu
Sulkeutuu 03.10.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
SLO Oy
Vantaa
Sulkeutuu 03.10.2014
Myynti, Suunnittelu, Tekniikka
Katso lisää työpaikkoja