Työelämä 19.2.2013 15:02
Tietotekniikka synnyttää hermoraunioita
Talouselämä

Shutterstock

 

 

Järjestelmän pääkäyttäjä neuvoo ottamaan virhekoodin talteen, kun järjestelmä seuraavan kerran tilttaa. Koodia ei saa edes kopioitua näytöltä, vaan se pitää kirjoittaa ylös käsin. Työntekijä on varma, että kohta ärsyttää niin että siihen varmasti kuolee.

Kehittämispäällikkö ja tutkija Teppo Valtonen Työterveyslaitoksesta tietää hyvin omasta kokemuksesta, miten hankala tietojärjestelmä nostaa kynnystä työn tekemiseen ja lisää keskeneräisten töiden taakkaa.

”Lykkään matkalaskujen tekoa, koska teen niitä harvoin ja joudun opettelemaan järjestelmän käytön joka kerta alusta. Se vie aikaa”, hän sanoo.

Tietotekniikan piti vähentää rutiinitehtäviä, suitsia byrokratiaa, helpottaa työntekoa ja lisätä tuottavuutta, mutta kuinkas kävi.

”Isossa organisaatiossa uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon voidaan käyttää satoja koulutustunteja. Sen jälkeenkin käyttäjät joutuvat vielä pitkään turvautumaan ohjeisiin, jos käyttöliittymä ei kerro, mitä käyttäjän pitää tehdä”, sanoo Liikenneviraston sisällönhallinta-arkkitehti Tomi Lehtola.

Tyypillisiä esimerkkejä hänen mielestään ovat monet matkalasku- ja taloushallintojärjestelmät, jotka ovat vaikeita etenkin satunnaisille käyttäjille.

”Jos niistä hakee jotain aikaisempaa tietoa, niihin voi joutua määrittelemään lukuisia rajauksia ja hakuehtoja löytääkseen haluamansa.”

Teppo Valtonen sanoo, että sähköiset raportointityökalut on usein tehty hallinnon tarpeisiin, eikä asiantuntijatyötä helpottamaan.

”Monella työpaikalla tietojärjestelmillä luodaan johdolle näppärästi raportteja, joita asiantuntijat vikisten täyttävät”, hän kiteyttää.

Tekninen ja inhimillinen näkökulma

TutkijatohtoriKarri Mikkonen Lappeenrannan teknillisestä yliopistosta sanoo, että tietojärjestelmät toimivat usein hyvin yritysten prosessien, mutta eivät käyttäjien näkökulmasta.

”Myös epäyhtenäisyys eri käyttöjärjestelmien välillä on iso ongelma. Tämä tiedekielellä ’systeeminen inkonsistenssi’ syö tietojärjestelmien tehokkuutta, kun niiden määrä työpaikalla kasvaa.”

Työtehtävien toteuttaminen vaatii käyttäjältä lisää muistamista ja uudelleenoppimista.

Jos esimerkiksi samantyyppinen toiminto, kuten päivämäärän kirjaamismuoto, on järjestelmän joka sivulla erilainen ja eri kohdassa, se vie käyttäjältä enemmän aikaa kuin jos ne olisivat samanlaisia.

Työterveyslaitos on laskenut, että epäyhteneväisten tietojen vuoksi virheiden määrä kasvaa neljä prosenttia ja työaikaa kuluu jopa viidennes enemmän.

Karri Mikkonen ja Teppo Valtonen hyödyntävät tutkimustyössään kognitiivista ergonomiaa.

Kognitiivinen ergonomia selvittää ihmisen tiedonkäsittelyyn liittyviä lainalaisuuksia, jotka vaikuttavat muun muassa tietojärjestelmän käyttöön.

Esimerkki huonosta kognitiivisesta ergonomista on liian pieni tai suuri kirjasin tai heikko kontrasti, joka hidastaa lukemista. Myös käyttöliittymässä vierekkäin sijoitetut komponentit mielletään toisiinsa liittyviksi.

Kognitiivinen ergonomia

Hienoimmillaan kognitiivinen ergonomia on sitä, että tietojärjestelmän suunnittelussa otetaan huomioon eri käyttäjäryhmät ja heidän tavoitteensa, tehtävänsä ja toimintaympäristönsä.

Valtonen muistuttaa, että myös terminologia on iso ongelma käyttöliittymissä.

”Tarkoittaako ’tilaus on lähetetty’, että tilaukseni on lähetetty tavarantoimittajalle vai joko se tavara on jo tulossa toimittajalta minulle?”

Eri-ikäiset ihmiset myös mieltävät termit eri tavalla.

”Nuoret ovat jo sisäistäneet, että tili voi olla muutakin kuin pankkitili. Kokemattomampi kuusikymppinen tietotekniikan käyttäjä voi ihmetellä, mitä tilillä on tekemistä sähköpostin kanssa.”

Valtosen mielestä tietojärjestelmiä hankittaessa pitäisi selvittää nykyistä paremmin, ketkä järjestelmää tulevat käyttämään, minkälaisiin työtehtäviin, ja miten se muuttaa heidän työtään.

Lukuisten salasanojen muistaminen ja hallinnointi kotona ja työpaikalla tympivät kaikkia. Monet haluaisivat käyttää työssään myös omia laitteita ja ohjelmia sekä sähköpostia ja sosiaalista mediaa. Karri Mikkosen mielestä it-yksiköiden ei tarvitsisi sulkea yrityksiä panssarin sisään.

”Kaikki yrityksessä tehtävät word-dokumentit eivät vahingoita yrityksen liiketoimintaa, vaikka joku onnistuisi sellaisen nappaamaankin.”

”It-yksiköiden pitäisi työn tuottavuuden nimissä luovia joustavammin tietoturvan, käytettävyyden ja asiakastyytyväisyyden välillä”, hän patistaa.

Lähde: Talouselämä & Fakta

Avoimet työpaikat
Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä HUS
Helsinki
Sulkeutuu 19.01.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Talentum Events Oy
Helsinki
Sulkeutuu 01.01.2015
Media, Kustannus ja Viestintä, Projektin johtotehtävät, Suunnittelu
Talentum Media Oy
Helsinki
Sulkeutuu 17.01.2015
Mainonta, markkinointi ja PR, Media, Kustannus ja Viestintä, Suunnittelu
Finnkino
Helsinki
Sulkeutuu 07.01.2015
Johtotehtävät, Myynti, Suunnittelu, Tekniikka
SeaKing Oy
Helsinki
Sulkeutuu 11.01.2015
Asiakaspalvelu, Tekniikka
SeaKing Oy
Helsinki
Sulkeutuu 11.01.2015
Asennus, huolto, kunnossapito, Tekniikka
Tampereen teknillinen yliopisto TTY
Tampere
Sulkeutuu 07.01.2015
Tekniikka, Tuotekehitys/tutkimus
Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri
Lappenranta
Sulkeutuu 04.01.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Varsinais-Suomen SHP:n KY
Turku
Sulkeutuu 22.12.2014
Julkishallinto & järjestöt, Projektin johtotehtävät, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Tekniikka
Renewa Oy
Tampere
Sulkeutuu 04.01.2015
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Renewa Oy
Tampere
Sulkeutuu 04.01.2015
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Renewa Oy
Tampere
Sulkeutuu 04.01.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Renewa Oy
Tampere
Sulkeutuu 04.01.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Renewa Oy
Tampere
Sulkeutuu 04.01.2015
Dokumentointi/ tekninen kirjoittaminen, Tekniikka
ABB
Helsinki
Sulkeutuu 31.12.2014
Suunnittelu, Tekniikka
ABB
Helsinki
Sulkeutuu 06.01.2015
Suunnittelu, Tekniikka, Tuotekehitys/tutkimus
Vetelin Sähkölaitos Oy
Veteli
Sulkeutuu 11.01.2015
Energia, Johtotehtävät, Sähköteollisuus, Tekniikka
Neonelektro Oy
Kangasala
Sulkeutuu 21.12.2014
Suunnittelu, Tekniikka, Tuotekehitys/tutkimus
ABB
Helsinki
Sulkeutuu 31.12.2014
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Suomen Standardisoimisliitto SFS ry
Helsinki
Sulkeutuu 23.12.2014
Hankinta / osto, Johtotehtävät, Myynti, Tekniikka
Espoon kaupunki
Espoo
Sulkeutuu 05.01.2015
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Suunnittelu, Tekniikka
Oivauni Oy
Tampere
Sulkeutuu 12.01.2015
Lääketiede/farmasia, Muu, Terveydenhuolto
Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri
Lappenranta
Sulkeutuu 31.12.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Joensuun kaupunki
Joensuu
Sulkeutuu 12.01.2015
Julkishallinto & järjestöt, Konsultointi, Suunnittelu, Tekniikka
Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri
Lappeenranta
Sulkeutuu 02.01.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
K-Patents Oy
Vantaa
Sulkeutuu 01.01.2015
Assistentti/sihteeri, Mainonta, markkinointi ja PR, Tekniikka, Vienti ja tuonti
FCG Suunnittelu ja Tekniikka Oy
Helsinki
Sulkeutuu 29.12.2014
Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Sähköteollisuus, Tekniikka
FCG Suunnittelu ja Tekniikka Oy
Helsinki
Sulkeutuu 29.12.2014
Projektin johtotehtävät, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Sähköteollisuus, Tekniikka
FCG Suunnittelu ja Tekniikka Oy
Helsinki
Sulkeutuu 29.12.2014
Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Sähköteollisuus, Tekniikka
Kemijoki Oy
Rovaniemi
Sulkeutuu 19.12.2014
Energia, Suunnittelu, Tekniikka
Lappeenrannan Energia Oy
Lappeenranta
Sulkeutuu 21.12.2014
Suunnittelu, Tekniikka
Sipoon kunta
Sipoo
Sulkeutuu 22.12.2014
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
LNGTainer LTD
Helsinki
Sulkeutuu 31.12.2014
Johtotehtävät, Käyttö ja ylläpito, Tuotanto/prosessi
Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri
Lappenranta
Sulkeutuu 21.12.2014
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Stresstech Oy
Vaajakoski
Sulkeutuu 29.12.2014
Suunnittelu, Tekniikka, Tuotanto/prosessi
Havas Worldwide Helsinki
Helsinki
Sulkeutuu 26.12.2014
Asiakaspalvelu, Johtotehtävät, Mainonta, markkinointi ja PR, Myynti
Pöyry Finland Oy
avoin
Sulkeutuu 26.12.2014
Projektin johtotehtävät, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
Lahti Energia Oy
Lahti
Sulkeutuu 31.12.2014
Suunnittelu, Tekniikka
Booxmedia
Helsinki
Sulkeutuu 20.12.2014
Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tietohallinto
Eltel Networks
Kajaani
Sulkeutuu 18.01.2015
Johtotehtävät, Suunnittelu, Sähköteollisuus, Tekniikka
Katso lisää työpaikkoja