Työelämä 19.2.2013 15:02
Tietotekniikka synnyttää hermoraunioita
Talouselämä

Shutterstock

 

 

Järjestelmän pääkäyttäjä neuvoo ottamaan virhekoodin talteen, kun järjestelmä seuraavan kerran tilttaa. Koodia ei saa edes kopioitua näytöltä, vaan se pitää kirjoittaa ylös käsin. Työntekijä on varma, että kohta ärsyttää niin että siihen varmasti kuolee.

Kehittämispäällikkö ja tutkija Teppo Valtonen Työterveyslaitoksesta tietää hyvin omasta kokemuksesta, miten hankala tietojärjestelmä nostaa kynnystä työn tekemiseen ja lisää keskeneräisten töiden taakkaa.

”Lykkään matkalaskujen tekoa, koska teen niitä harvoin ja joudun opettelemaan järjestelmän käytön joka kerta alusta. Se vie aikaa”, hän sanoo.

Tietotekniikan piti vähentää rutiinitehtäviä, suitsia byrokratiaa, helpottaa työntekoa ja lisätä tuottavuutta, mutta kuinkas kävi.

”Isossa organisaatiossa uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon voidaan käyttää satoja koulutustunteja. Sen jälkeenkin käyttäjät joutuvat vielä pitkään turvautumaan ohjeisiin, jos käyttöliittymä ei kerro, mitä käyttäjän pitää tehdä”, sanoo Liikenneviraston sisällönhallinta-arkkitehti Tomi Lehtola.

Tyypillisiä esimerkkejä hänen mielestään ovat monet matkalasku- ja taloushallintojärjestelmät, jotka ovat vaikeita etenkin satunnaisille käyttäjille.

”Jos niistä hakee jotain aikaisempaa tietoa, niihin voi joutua määrittelemään lukuisia rajauksia ja hakuehtoja löytääkseen haluamansa.”

Teppo Valtonen sanoo, että sähköiset raportointityökalut on usein tehty hallinnon tarpeisiin, eikä asiantuntijatyötä helpottamaan.

”Monella työpaikalla tietojärjestelmillä luodaan johdolle näppärästi raportteja, joita asiantuntijat vikisten täyttävät”, hän kiteyttää.

Tekninen ja inhimillinen näkökulma

TutkijatohtoriKarri Mikkonen Lappeenrannan teknillisestä yliopistosta sanoo, että tietojärjestelmät toimivat usein hyvin yritysten prosessien, mutta eivät käyttäjien näkökulmasta.

”Myös epäyhtenäisyys eri käyttöjärjestelmien välillä on iso ongelma. Tämä tiedekielellä ’systeeminen inkonsistenssi’ syö tietojärjestelmien tehokkuutta, kun niiden määrä työpaikalla kasvaa.”

Työtehtävien toteuttaminen vaatii käyttäjältä lisää muistamista ja uudelleenoppimista.

Jos esimerkiksi samantyyppinen toiminto, kuten päivämäärän kirjaamismuoto, on järjestelmän joka sivulla erilainen ja eri kohdassa, se vie käyttäjältä enemmän aikaa kuin jos ne olisivat samanlaisia.

Työterveyslaitos on laskenut, että epäyhteneväisten tietojen vuoksi virheiden määrä kasvaa neljä prosenttia ja työaikaa kuluu jopa viidennes enemmän.

Karri Mikkonen ja Teppo Valtonen hyödyntävät tutkimustyössään kognitiivista ergonomiaa.

Kognitiivinen ergonomia selvittää ihmisen tiedonkäsittelyyn liittyviä lainalaisuuksia, jotka vaikuttavat muun muassa tietojärjestelmän käyttöön.

Esimerkki huonosta kognitiivisesta ergonomista on liian pieni tai suuri kirjasin tai heikko kontrasti, joka hidastaa lukemista. Myös käyttöliittymässä vierekkäin sijoitetut komponentit mielletään toisiinsa liittyviksi.

Kognitiivinen ergonomia

Hienoimmillaan kognitiivinen ergonomia on sitä, että tietojärjestelmän suunnittelussa otetaan huomioon eri käyttäjäryhmät ja heidän tavoitteensa, tehtävänsä ja toimintaympäristönsä.

Valtonen muistuttaa, että myös terminologia on iso ongelma käyttöliittymissä.

”Tarkoittaako ’tilaus on lähetetty’, että tilaukseni on lähetetty tavarantoimittajalle vai joko se tavara on jo tulossa toimittajalta minulle?”

Eri-ikäiset ihmiset myös mieltävät termit eri tavalla.

”Nuoret ovat jo sisäistäneet, että tili voi olla muutakin kuin pankkitili. Kokemattomampi kuusikymppinen tietotekniikan käyttäjä voi ihmetellä, mitä tilillä on tekemistä sähköpostin kanssa.”

Valtosen mielestä tietojärjestelmiä hankittaessa pitäisi selvittää nykyistä paremmin, ketkä järjestelmää tulevat käyttämään, minkälaisiin työtehtäviin, ja miten se muuttaa heidän työtään.

Lukuisten salasanojen muistaminen ja hallinnointi kotona ja työpaikalla tympivät kaikkia. Monet haluaisivat käyttää työssään myös omia laitteita ja ohjelmia sekä sähköpostia ja sosiaalista mediaa. Karri Mikkosen mielestä it-yksiköiden ei tarvitsisi sulkea yrityksiä panssarin sisään.

”Kaikki yrityksessä tehtävät word-dokumentit eivät vahingoita yrityksen liiketoimintaa, vaikka joku onnistuisi sellaisen nappaamaankin.”

”It-yksiköiden pitäisi työn tuottavuuden nimissä luovia joustavammin tietoturvan, käytettävyyden ja asiakastyytyväisyyden välillä”, hän patistaa.

Lähde: Talouselämä & Fakta

Avoimet työpaikat
Fortum
Naantali, Jyväskylä, Oulu, Vantaa or Imatra, Stockholm
Sulkeutuu 07.06.2015
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Suomen Hiihtokeskusyhdistys ry
Helsinki
Sulkeutuu 05.06.2015
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Borealis Polymers Oy
Porvoo
Sulkeutuu 31.05.2015
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Borealis Polymers Oy
Porvoo
Sulkeutuu 31.05.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Borealis Polymers Oy
Porvoo
Sulkeutuu 31.05.2015
Asennus, huolto, kunnossapito, Suunnittelu, Tekniikka
PD Personnel Development Oy
avoin
Sulkeutuu 31.05.2015
Johtotehtävät, Myynti, Suunnittelu, Tekniikka, Tietohallinto
Helsingin kaupunki Rakennusvirasto
Helsinki
Sulkeutuu 05.06.2015
Julkishallinto & järjestöt, Projektin johtotehtävät, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
Renewa Oy
avoin
Sulkeutuu 07.06.2015
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Renewa Oy
avoin
Sulkeutuu 07.06.2015
Käyttö ja ylläpito, Suunnittelu, Tekniikka
Renewa Oy
avoin
Sulkeutuu 07.06.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Renewa Oy
avoin
Sulkeutuu 07.06.2015
Käyttö ja ylläpito, Suunnittelu, Tekniikka
Exéns
Kajaani
Sulkeutuu 15.06.2015
Myynti, Tekniikka
Rolls-Royce
avoin
Sulkeutuu 03.06.2015
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka, Tuotekehitys/tutkimus
Evecon Trainers Oy
avoin
Sulkeutuu 03.06.2015
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Andritz Oy
Savonlinna
Sulkeutuu 05.06.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Havas Worldwide Helsinki
Helsinki
Sulkeutuu 19.06.2015
Mainonta, markkinointi ja PR, Media, Kustannus ja Viestintä, Projektin johtotehtävät
Caruna Oy
Espoo
Sulkeutuu 01.06.2015
Suunnittelu, Sähköteollisuus, Tekniikka
CGI
Helsinki
Sulkeutuu 14.06.2015
Johtotehtävät, Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tietohallinto
CGI
Helsinki
Sulkeutuu 14.06.2015
Asiakaspalvelu, Konsultointi, Myynti, Tietohallinto, Tuotanto/prosessi
CGI
Helsinki
Sulkeutuu 14.06.2015
Johtotehtävät, Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tietohallinto
PAF
Helsinki
Sulkeutuu 27.05.2015
Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tekniikka
Helsingin kaupunki Rakennusvirasto
Helsinki
Sulkeutuu 29.05.2015
Projektin johtotehtävät, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
Helsingin kaupunki Rakennusvirasto
Helsinki
Sulkeutuu 29.05.2015
Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
University of Borås
Borås
Sulkeutuu 14.06.2015
Opetus ja koulutus, Suunnittelu, Tekniikka
Lindström Oy
Helsinki
Sulkeutuu 29.05.2015
Johtotehtävät, Suunnittelu, Taloushallinto
FS Dynamics Finland Oy Ab
Tampere
Sulkeutuu 14.06.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä
Lahti
Sulkeutuu 25.05.2015
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Mercuri Urval
avoin
Sulkeutuu 27.05.2015
Suunnittelu, Tekniikka, Mainonta, markkinointi ja PR, Myynti
Tampereen teknillinen yliopisto TTY
Tampere
Sulkeutuu 24.06.2015
Opetus ja koulutus, Suunnittelu, Tekniikka
Iin Energia
Ii
Sulkeutuu 27.05.2015
Energia, Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Andritz Oy
Kotka
Sulkeutuu 31.05.2015
Suunnittelu, Tekniikka, Tuotekehitys/tutkimus
Tampereen teknillinen yliopisto TTY
Tampere
Sulkeutuu 24.06.2015
Opetus ja koulutus, Suunnittelu, Tekniikka
Neste Oil
Espoo
Sulkeutuu 12.06.2015
Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tekniikka, Tietohallinto
Neste Oil
Espoo
Sulkeutuu 12.06.2015
Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tekniikka, Tietohallinto
Pirkanmaan Sairaanhoitopiirin Kuntayhtymä
Tampere
Sulkeutuu 29.05.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Valtioneuvoston kanslia
Helsinki
Sulkeutuu 25.05.2015
Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tekniikka, Tietohallinto
Fortum
Espoo
Sulkeutuu 31.05.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Sweco Industry Oy
Helsinki
Sulkeutuu 07.06.2015
Suunnittelu, Sähköteollisuus, Tekniikka
Rovaniemen Energia
Rovaniemi
Sulkeutuu 24.05.2015
Suunnittelu, Taloushallinto, Tekniikka
Vatajankosken Sähkö Oy
Kankaanpää, Harjavalta
Sulkeutuu 29.05.2015
Energia, Suunnittelu
Arctech Helsinki Shipyard Oy
Helsinki
Sulkeutuu 27.05.2015
Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tekniikka, Tietohallinto
Arctech Helsinki Shipyard Oy
Helsinki
Sulkeutuu 27.05.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Arctech Helsinki Shipyard Oy
Helsinki
Sulkeutuu 27.05.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Arctech Helsinki Shipyard Oy
Helsinki
Sulkeutuu 27.05.2015
Assistentti/sihteeri, Taloushallinto
Arctech Helsinki Shipyard Oy
Helsinki
Sulkeutuu 27.05.2015
Hankinta / osto, Suunnittelu, Tekniikka
Osuuskunta PPO
Ylivieska
Sulkeutuu 24.05.2015
Johtotehtävät, Pankki, rahoitus ja vakuutus
Valmet
Vantaa
Sulkeutuu 24.05.2015
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Tampereen teknillinen yliopisto TTY
Tampere
Sulkeutuu 01.06.2015
Opetus ja koulutus, Suunnittelu, Tekniikka
FCG Suunnittelu ja Tekniikka Oy
Helsinki
Sulkeutuu 01.06.2015
Suunnittelu, Tekniikka
FCG Suunnittelu ja Tekniikka Oy
Helsinki
Sulkeutuu 01.06.2015
Johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Katso lisää työpaikkoja