Työelämä 19.2.2013 15:02
Tietotekniikka synnyttää hermoraunioita
Talouselämä

Shutterstock

 

 

Järjestelmän pääkäyttäjä neuvoo ottamaan virhekoodin talteen, kun järjestelmä seuraavan kerran tilttaa. Koodia ei saa edes kopioitua näytöltä, vaan se pitää kirjoittaa ylös käsin. Työntekijä on varma, että kohta ärsyttää niin että siihen varmasti kuolee.

Kehittämispäällikkö ja tutkija Teppo Valtonen Työterveyslaitoksesta tietää hyvin omasta kokemuksesta, miten hankala tietojärjestelmä nostaa kynnystä työn tekemiseen ja lisää keskeneräisten töiden taakkaa.

”Lykkään matkalaskujen tekoa, koska teen niitä harvoin ja joudun opettelemaan järjestelmän käytön joka kerta alusta. Se vie aikaa”, hän sanoo.

Tietotekniikan piti vähentää rutiinitehtäviä, suitsia byrokratiaa, helpottaa työntekoa ja lisätä tuottavuutta, mutta kuinkas kävi.

”Isossa organisaatiossa uuden tietojärjestelmän käyttöönottoon voidaan käyttää satoja koulutustunteja. Sen jälkeenkin käyttäjät joutuvat vielä pitkään turvautumaan ohjeisiin, jos käyttöliittymä ei kerro, mitä käyttäjän pitää tehdä”, sanoo Liikenneviraston sisällönhallinta-arkkitehti Tomi Lehtola.

Tyypillisiä esimerkkejä hänen mielestään ovat monet matkalasku- ja taloushallintojärjestelmät, jotka ovat vaikeita etenkin satunnaisille käyttäjille.

”Jos niistä hakee jotain aikaisempaa tietoa, niihin voi joutua määrittelemään lukuisia rajauksia ja hakuehtoja löytääkseen haluamansa.”

Teppo Valtonen sanoo, että sähköiset raportointityökalut on usein tehty hallinnon tarpeisiin, eikä asiantuntijatyötä helpottamaan.

”Monella työpaikalla tietojärjestelmillä luodaan johdolle näppärästi raportteja, joita asiantuntijat vikisten täyttävät”, hän kiteyttää.

Tekninen ja inhimillinen näkökulma

TutkijatohtoriKarri Mikkonen Lappeenrannan teknillisestä yliopistosta sanoo, että tietojärjestelmät toimivat usein hyvin yritysten prosessien, mutta eivät käyttäjien näkökulmasta.

”Myös epäyhtenäisyys eri käyttöjärjestelmien välillä on iso ongelma. Tämä tiedekielellä ’systeeminen inkonsistenssi’ syö tietojärjestelmien tehokkuutta, kun niiden määrä työpaikalla kasvaa.”

Työtehtävien toteuttaminen vaatii käyttäjältä lisää muistamista ja uudelleenoppimista.

Jos esimerkiksi samantyyppinen toiminto, kuten päivämäärän kirjaamismuoto, on järjestelmän joka sivulla erilainen ja eri kohdassa, se vie käyttäjältä enemmän aikaa kuin jos ne olisivat samanlaisia.

Työterveyslaitos on laskenut, että epäyhteneväisten tietojen vuoksi virheiden määrä kasvaa neljä prosenttia ja työaikaa kuluu jopa viidennes enemmän.

Karri Mikkonen ja Teppo Valtonen hyödyntävät tutkimustyössään kognitiivista ergonomiaa.

Kognitiivinen ergonomia selvittää ihmisen tiedonkäsittelyyn liittyviä lainalaisuuksia, jotka vaikuttavat muun muassa tietojärjestelmän käyttöön.

Esimerkki huonosta kognitiivisesta ergonomista on liian pieni tai suuri kirjasin tai heikko kontrasti, joka hidastaa lukemista. Myös käyttöliittymässä vierekkäin sijoitetut komponentit mielletään toisiinsa liittyviksi.

Kognitiivinen ergonomia

Hienoimmillaan kognitiivinen ergonomia on sitä, että tietojärjestelmän suunnittelussa otetaan huomioon eri käyttäjäryhmät ja heidän tavoitteensa, tehtävänsä ja toimintaympäristönsä.

Valtonen muistuttaa, että myös terminologia on iso ongelma käyttöliittymissä.

”Tarkoittaako ’tilaus on lähetetty’, että tilaukseni on lähetetty tavarantoimittajalle vai joko se tavara on jo tulossa toimittajalta minulle?”

Eri-ikäiset ihmiset myös mieltävät termit eri tavalla.

”Nuoret ovat jo sisäistäneet, että tili voi olla muutakin kuin pankkitili. Kokemattomampi kuusikymppinen tietotekniikan käyttäjä voi ihmetellä, mitä tilillä on tekemistä sähköpostin kanssa.”

Valtosen mielestä tietojärjestelmiä hankittaessa pitäisi selvittää nykyistä paremmin, ketkä järjestelmää tulevat käyttämään, minkälaisiin työtehtäviin, ja miten se muuttaa heidän työtään.

Lukuisten salasanojen muistaminen ja hallinnointi kotona ja työpaikalla tympivät kaikkia. Monet haluaisivat käyttää työssään myös omia laitteita ja ohjelmia sekä sähköpostia ja sosiaalista mediaa. Karri Mikkosen mielestä it-yksiköiden ei tarvitsisi sulkea yrityksiä panssarin sisään.

”Kaikki yrityksessä tehtävät word-dokumentit eivät vahingoita yrityksen liiketoimintaa, vaikka joku onnistuisi sellaisen nappaamaankin.”

”It-yksiköiden pitäisi työn tuottavuuden nimissä luovia joustavammin tietoturvan, käytettävyyden ja asiakastyytyväisyyden välillä”, hän patistaa.

Lähde: Talouselämä & Fakta

Avoimet työpaikat
Anstar Oy
Villähde
Sulkeutuu 16.08.2015
Johtotehtävät
SLO Oy
Helsinki
Sulkeutuu 10.08.2015
Myynti, Tekniikka
Kuntien Tiera Oy
Helsinki, Turku
Sulkeutuu 16.08.2015
Johtotehtävät
Kuntien Tiera Oy
Turku
Sulkeutuu 16.08.2015
Johtotehtävät
PAF
Helsinki
Sulkeutuu 12.08.2015
Tietoliikenne ja verkot
PAF
Helsinki, Mariehamn
Sulkeutuu 10.08.2015
Tietoliikenne ja verkot
Vattenfall Oy
Helsinki
Sulkeutuu 23.08.2015
Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
HKL
Helsinki
Sulkeutuu 12.08.2015
Johtotehtävät, Julkishallinto & järjestöt
Würth Oy
Riihimäki
Sulkeutuu 02.08.2015
Käyttö ja ylläpito, Ohjelmointi/ ohjelmistot, Tietohallinto
Jyväskylän Energia -yhtiöt
Jyväskylä
Sulkeutuu 15.09.2015
Energia, Projektin johtotehtävät, Suunnittelu, Tekniikka
Caruna Oy
Espoo
Sulkeutuu 23.08.2015
Suunnittelu, Tekniikka
Barona
Helsinki
Sulkeutuu 09.08.2015
Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tietohallinto
Empower
Helsinki
Sulkeutuu 31.07.2015
Ohjelmointi/ ohjelmistot, Suunnittelu, Tekniikka
Nurmeksen ja Valtimon thky
Nurmes
Sulkeutuu 13.08.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia, Terveydenhuolto
Oulun Yliopisto
Oulu
Sulkeutuu 31.07.2015
Opetus ja koulutus, Rakennus, kiinteistö ja LVI-tekniikka, Suunnittelu, Tekniikka
Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri
Lappeenranta
Sulkeutuu 31.07.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia
Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri
Lappeenranta
Sulkeutuu 31.08.2015
Julkishallinto & järjestöt, Lääketiede/farmasia
Katso lisää työpaikkoja